Mail merge merupakan fitur penting di Microsoft Word untuk mempermudah pembuatan surat massal, label, dan email otomatis menggunakan data dari Excel. Fitur ini sangat bermanfaat bagi kantor, sekolah, dan pelaku usaha untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan pengetikan. Untuk melakukan mail merge dari Excel ke Word, pertama-tama siapkan data di Excel dengan kolom yang sesuai dan simpan dalam format .xlsx atau .csv.
Selanjutnya, buka Microsoft Word dan pilih tab Mailings. Klik Start Mail Merge dan pilih jenis dokumen. Selanjutnya, pilih Select Recipients dan pilih Use an Existing List. Kemudian, pilih file Excel yang sudah disiapkan dan tentukan sheet dengan data yang akan digunakan. Masukkan kursor di lokasi dokumen Word yang ingin diisi dengan data, seperti salam atau alamat.
Klik Insert Merge Field dan pilih kolom yang sesuai. Ulangi langkah tersebut untuk semua kolom yang ingin dimasukkan. Preview Results untuk melihat tampilan sementara dokumen dan jika sudah sesuai, klik Finish & Merge. Ada opsi untuk membuat dokumen per penerima atau mencetak langsung.
Pastikan struktur data di Excel rapi dan tidak ada sel kosong yang mengganggu proses mail merge. Jika ingin mengirim email, pilih E-mail Messages saat memulai mail merge dan masukkan alamat email sebagai merge field. Dengan cara ini, mail merge dari Excel ke Word bisa dilakukan dengan cepat dan efisien, serta dapat membantu menyelesaikan pekerjaan administratif dengan lebih mudah dan akurat.